5 formas efectivas de reducir los costos de viajes en tu empresa

Imagen de: Pixabay por StockSnap

Para un número importante de empresas, los costos de viajes son un parte necesaria de su actividad económica pero, al mismo tiempo, su uso desmedido puede resultarles oneroso y afectar negativamente sus finanzas. Por lo tanto, mantener bajo control estos costos debe ser una prioridad para la administración de cualquier empresa, sobre todo si atraviesa por una situación económica difícil.

Y, precisamente, para evitar que tu empresa pueda verse afectada por un manejo descontrolado de los costos de viajes, a continuación te dejamos una lista de 5 formas efectivas que te ayudarán a optimizar el uso de estos recursos:

1.- Haz una auditoría integral.

Éste debe ser el primer paso que debes dar para determinar cuánto estas gastando y hacia dónde se están dirigiendo estos recursos. Una vez que hagas ésto, puedes tener más claro dónde hacer los recortes de presupuesto o qué medidas de control puedes implementar para tus empleados no se excedan en estos gastos.

Si la dimensión de tu presupuesto lo amerita, puedes considerar contratar a un consultor para que haga una auditoria independiente por ti.

2.- Trabaja con una agencia de viajes corporativa.

Sin lugar a dudas, internet ha hecho posible que comprar boletos aéreos y hacer reservaciones en hoteles sea una tarea sencilla. Sin embargo, si tú o tus empleados viajan con frecuencia, puedes beneficiarte de los servicios de una agencia corporativa.

Estas agencias no solo te ahorrarán tiempo en la gestión de los viajes, sino también dinero, ya que tienen la capacidad para negociar descuentos por volumen, tanto en pasajes aéreos como en estadías de hoteles y alquiler de automóviles.

3.- Exige a tus empleados una autorización para los viajes de emergencia.

Siempre habrán ocasiones en las que un empleado deba hacer un viaje de último minuto. En ese caso, debes pedir que tenga la autorización del administrador de tu empresa.

De esa forma garantizarás el control de estos gastos. Toma en cuenta que un boleto aéreo que compres con semanas de antelación, puede costar al menos 3 ó 4 veces menos que si lo reservas 2 días antes del viaje.

4.- Intenta usar reuniones virtuales.

Hoy existen muchos servicios online para hacer videoconferencias y reuniones virtuales, como Skype for Business, GoToMeeting o Zoom, entre otras opciones. Si bien estos servicios son incómodos al principio, con el tiempo los empleados se van familiarizando con su uso, hasta aceptarlas como otra herramienta de trabajo. De esta forma puedes organizar reuniones a una fracción del costo de un viaje de negocios.

5.- Reduce los beneficios que obtienen tus empleados en los viajes.

Si el presupuesto y la situación de tu empresa no admiten holgura en los gastos, debes empezar por reducir desde entradas para conciertos y eventos deportivos, hasta viajes en primera clase y bebidas en el mini bar. Establece políticas claras que definan cuándo se aplican estos beneficios y cuándo no.

Con información de: All Business, The Balance Careers

 

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